Risda Aditya_Tulisan 1_Audit Sistem Kepastian Kualitas

AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

1.1.       Audit Sistem Kepastian Kualitas

Audit sistem kepastian kualitas adalah proses sisteatis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperolehbukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentuka sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi (IBK Bayangkara) audit ini diracang untuk menilai efektivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang diterapkan dalam operasinya.

Audit atas sistem kepastian kualitas mungkin dirasakan perlu ketika kinerja kualitas aktual berbeda dengan standar yang telah di terapkan. Program audit mungkin juga merupakan bagian dari persyaratan kontraj dengan pelanggan atau juga mungkin merupakan persyaratan yang diterapkan pemerintah dalam kepastian terpenuhinya standar kualitas yang diterapkan pemerintah. Audit ini memberikan informasi kepada perusahaan tentang kinerja produk yang dihasilkan, kinerja departemen/bagian, kinerja perusahaan secara keseluruhan, dan area peningkatan yang harus dilakukan untuk mencapai kinerja yang lebih baik.

1.2.       Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas

Audit sistem kepastain kualitas neiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan yang berlangsung di dalam perusahaan. Audit menyediakan perusahaan informasi untuk menjawab beberapa persyaratan yang berkaitan kinerja kualitasnya, seperti:

-          Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan kualitasnya?

-          Apakah prosedur-prosedur tang berlak telah diikuti dan ditaati?

-          Apakah metode efisiensi baru telah didokumentasikan dan diterapkan?

Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastain kualitas dengan berbagai kepentiangan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain:

1.      Perusahaan (manajemen puncak)

Untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasika sistem manajemen kualitas yang telah disepakati dan menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai tingkat kualitas yang telah ditetapkan.

2.      Pelanggan

Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan.

3.      Pemerintah

Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan pemerintah dan aman di konsumsi/digunakan oleh konsumen. Dalam hal ini pemerintah memiliki tanggung jawab untuk melindungi masyarakat (konsumen) dari ketidakpastian produk yang berakibat pada kerugian konsumen baik materi maupun nonmateri.

4.      Asosiasi

Kelompok ini berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastia kualitas untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.

5.      Lembaga Sertifikasi

Lembaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi iini, sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan sertifikat yang telah diberikan. Di samping itu hasil audit ini juga merupakan umpan bailik untuk melakukan pembinaan kepada perusahaan atau perbaikan standar yang telah ditetapkan.

1.3.       Tujuan dan Manfaat Audit

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian kualitas, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk :

1.        Menentukan ketidaksesuaian (nonconformities)

2.        Menentukan efektivitas sistem kualitas

3.        Memberikan peluang untuk perbaikan sistem

4.        Memenuhi persyaratan peraturan

5.        Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas

6.        Menilai pemasok dan memverfikasi sistem kualitasnya

7.        Menilai dan memverfikasi sistem kualitas perusahaan sendiri.

Sedangkan manfaat dari audit ini antara lain :

1.        Membantu mengembangkan sistem manajeme kualitas terpadu yang efektif

2.        Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen

3.        Membantu pengalokasian sumber daya secara optional

4.        Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu

5.        Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu

6.        Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu

7.        Meningkatkan produktivitas

8.        Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

1.4.       Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Kualitas

Jika audit dilakukan sendiri oleh tim perusahaan, beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditermukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:

1.             Pastikan bahwa audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan pengingkatan berkelanjutan.

2.             Audit seharusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang telah ditetapkan,

3.             Audi harus dipandang sebagai sesuatu yang relevan dan memerikan niai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan.

4.             Audit seharusnya dilakukan secara terstruktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit.

5.             Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu

6.             Unuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan satu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu.

7.             Mengangkat coordinator atau fasiliatr audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas. Ukuran organisasi sangat menentukan komitmen dan senioritas yang dibutuhkan.

8.             Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus direncanakan dengan baik. Usaha-usaha audit harus disusun dalam seperangkat tujuan audit dan dijabrkan ke dalam bentuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tik audit.

Sumber:

IBK, Bayangkara. 2011. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat.